Formatvorlagen ermöglichen es, Dokumente mit wenig Aufwand einheitlich zu gestalten. Weist man einer Textpassage eine Formatvorlage zu, so nimmt diese Textpassage das Aussehen der Formatvorlage an. Ändert man eine Formatvorlage, so werden automatisch alle Textpassagen mit dieser Formatvorlage ebenfalls entsprechend geändert. Je weniger Formatvorlagen zum Einsatz kommen, desto einheitlicher sieht das Dokument aus.

Formatvorlagen erleichtern die Orientierung in einem Dokument. Es ist möglich, alle Textpassagen mit gleicher Formatvorlage gut sichtbar hervorzuheben. Je weniger Formatvorlagen zum Einsatz kommen, desto einfacher ist es, sich zu orientieren.

In einigen Textverarbeitungsprogrammen können Textpassagen mit den gleichen Formatvorlagen automatisch in einem Verzeichnis aufgelistet werden. Z. B. kann aus den Textpassagen mit Überschriftformatvorlagen automatisiert ein Inhaltsverzeichnis erstellt werden. Ändert man danach eine Überschrift oder fügt eine neue hinzu, so passt sich das Inhaltsverzeichnis automatisch an (siehe Konzept Verzeichnisse). Wird normaler Text so vergrössert, dass dieser wie eine Überschrift aussieht, so kann dieser nicht automatisch in ein Inhaltsverzeichnis übernommen werden.

1. Erzeuge in einem leeren Dokument mehrere Absätze (siehe Konzept Fülltext erzeugen).
2. Weise unterschiedlichen Textstellen unterschiedliche Formatvorlagen zu. Wenn es dein Textverarbeitungsprogramm zulässt, kannst du auch eigene Formatvorlagen erstellen.
3. Sofern es dein Textverarbeitungsprogramm zulässt, ändere einige der Formatvorlagen ab und schaue wie sich die Textpassagen, welche zu diesen Formatvorlagen gehören, dabei ändert.
4. Sofern es dein Textverarbeitungsprogramm zulässt, lasse dir alle Textpassagen hervorheben, welche zur selben Formatvorlage gehören.

Hier geht es darum, aus einem Formatvorlagen-Flickwerk ein wartungsfreundliches Dokument zu erhalten, welches mit möglichst wenigen Formatvorlagen auskommt.

1. Öffne ein leeres Dokument und kopiere den Text irgendeiner Webseite in das Dokument (dabei wird fast immer ein Formatvorlagen-Chaos erzeugt).
2. Sofern es dein Textverarbeitungsprogramm zulässt, lasse dir alle verwendeten Formatvorlagen anzeigen.
3. Falls es im Dokument mehrere Formatvorlagen gibt, welche in etwa gleich aussehen, so kannst du diese alle durch eine einzige Formatvorlage davon ersetzen. Versuche das Dokument so umzuformatieren, dass es am Ende immer noch in etwa gleich aussiehst, aber dass du mit möglichst wenigen Formatvorlagen auskommst.

💡 Tipp
Sollte das Dokument viel zu viele Formatvorlagen enthalten und somit kaum zu bändigen sein, so kannst du den Text ausschneiden und ohne Formatierung erneut einfügen (die meisten Textverarbeitungsprogramme besitzen einen Befehl, um nur den Text / Inhalt einzufügen). Dann verlierst du aber alle Texteigenheiten wie Überschriften etc. Wenn du die Formatvorlagen auf die Wesentlichen reduzieren möchtest, dann kopiere den Text in ein anderes Textverarbeitungsprogramm, das weniger Formatvorlagen kennt als dein eigenes Textverarbeitungsprogramm und anschliessend wieder zurück.

• Viele Formatvorlagen: Microsoft Word, LibreOffice
• Einige Formatvorlagen: Microsoft Word Online
• Wenige Formatvorlagen: Google Docs Online oder auf Mac der eingebaute «TextEdit»
• Keine Formatvorlagen: Reine Texteditoren, wie z. B. der «Editor» auf Windows oder edupad.ch

Formatvorlagen lassen sich aus einer Liste auswählen, jedoch können die einzelnen Formatvorlagen nicht verändert werden.

Um alle Textpassagen mit derselben Formatvorlage zu sehen, bewegt man den Cursor in eine Textpassage mit der gesuchten Formatvorlage und wählt über einen Rechtsklick den entsprechenden Menüeintrag aus.

Eine Formatvorlage kann geändert werden, indem man das Aussehen einer der Überschriften ändert und danach im Formatvorlagen-Auswahl-Menü zu dieser Formatvorlage navigiert und über den kleinen Pfeil ► am rechten Rand diese Änderung auf alle anderen Textstellen mit dieser Formatvorlage überträgt.

Möchte man sich die in einem Dokument verwendeten Formatvorlagen anzeigen lassen, so bestehen erhebliche Unterschiede zwischen Microsoft Word auf Windows und Microsoft Word auf macOS.

Auf Windows werden die verwendeten Formatvorlagen sehr detailliert angezeigt. Somit ist es durch Aussortieren möglich, ein wartungsunfreundliches Dokument mit vielen Formatvorlagen in ein wartungsfreundliches Dokument mit nur den notwendigen Formatvorlagen umzuwandeln.

Auf macOS werden die verwendeten Formatvorlagen nur grob zusammengefasst angezeigt. Somit ist es nicht immer möglich, durch Aussortieren ein wartungsunfreundliches Dokument mit vielen Formatvorlagen in ein wartungsfreundliches Dokument mit nur den notwendigen Formatvorlagen umzuwandeln.